E-Dicas
O email já é a principal ferramenta de comunicação
no ambiente profissional. Ele agilizou o processo de
comunicação (baixo custo, informalidade, rapidez e registro) e tornou ainda
mais obsoleta a função de secretária. Entretanto, o seu rápido sucesso gerou
sérios problemas quanto ao gerenciamento de mensagens. Existem executivos que
perdem de
No curto prazo concordo com os que pensam que esta
situação vai piorar cada vez mais. Entretanto, no médio e longo prazo, a
tendência é melhorar, e muito, pelas seguintes razões: a) recursos de filtragem
mais poderosos nos programas de email; b) serviços direcionados a solucionar
problemas específicos; c) usuários cada vez mais hábeis no uso da ferramenta.
Quanto à primeira razão,
nada podemos fazer. É uma tarefa para os desenvolvedores dos principais
aplicativos de email do mercado. A segunda está a cargo dos empreendedores da
web. Algumas soluções já existem como sites de redirecionamento que filtram
emails. E tenho a esperança que provedores de acesso com visão venham a
oferecer serviços de filtragem com opções para o usuário configurar a seu critério. Mas é na terceira que cada um de nós terá
que se aprimorar para não enlouquecer. Seja no meu próprio comportamento, seja
no de meus colegas de trabalho ou nos que me enviam email, observo que temos
muito a aprender e praticar para que venhamos a usar o email de forma mais
eficiente e produtiva. Para dar uma ajuda neste processo, comento alguns itens
importantes e sugerindo como as pessoas deveriam proceder (na minha humilde
opinião).
Se você quer enviar cópias do seu email para outras
pessoas, esqueça o campo “CC”. Para facilitar, coloque na sua mente um “proibido
usar o campo CC”. A partir de agora, coloque os demais destinatários de sua
mensagem no campo BCC. Isto tem duas conseqüências: a) você não divulga para a
humanidade o email de outras pessoas que não o autorizaram a fazer isto; b)
você evita que todos saibam para quem você mandou a mensagem. Na comunicação
profissional, isto normalmente é o mais recomendável, pois você não corre o
risco de fazer um comentário jocoso sobre alguém e a mensagem cair na caixa
postal deste “alguém”. Mesmo nos casos de grupo de trabalho use o “BCC” e
inclua no final da mensagem a lista das pessoas a quem o email foi enviado.
Pense 10 vezes antes de decidir se você deve enviar
cópia para outras pessoas numa comunicação que começou pessoa a pessoa. Na
dúvida, não envie. Sugira na própria mensagem que o destinatário poderá enviar
cópia para quem desejar. Mas se for realmente necessário enviar uma cópia,
verifique antes se você escreveria para esta outra pessoa as mesmas coisas e do
mesmo jeito. A linguagem que utilizamos está diretamente relacionada ao tipo e
à qualidade da relação que temos com cada pessoa. Não observar isto é sempre
uma fonte de problemas e de mal entendidos.
O que eu disse para cópia vale para
redirecionamento (redirect)
ou prosseguimento (forward).
Você não deve nunca tomar a decisão de enviar uma cópia de uma mensagem que
você recebeu de outra pessoa. Em vez disso, retorne ao remetente sugerindo que
ele comente aquele assunto com outras pessoas. E se sua caixa postal lhe foi
dada pela empresa, para atender suas necessidades de comunicação no exercício
de suas funções, nunca, mas nunca mesmo, dê continuidade a correntes ou
qualquer outra mensagem do tipo “Fulaninho tem uma doença....”.
Mesmo sendo sua caixa postal particular, também não o faça. Se você quer ajudar
alguém, dê uma olhada para fora de sua janela. Você vai encontrar alguém precisando
de sua ajuda, seja ela em dinheiro, em palavras de apoio ou estímulo.
Não envie. Se você está mandando um currículo ou um
texto no qual as formatações não são importantes, coloque no próprio corpo da
mensagem. Na dúvida, pergunte ao destinatário se ele quer receber o arquivo e
em que formato. E livre as pessoas daquelas charges animadas que você achou muito engraçadas. Se você tem arquivos grandes (mais
de 1 MB), prefira enviar por FTP. Se você não sabe
como fazer isso, peça ajuda a quem dá suporte à sua empresa. É tão fácil quanto
enviar um email e muito, muito mais rápido.
Configure seu editor para não baixar mensagens com
mais de 50K, pois a chance é grande de ser algo que não lhe interessa. Este
recurso funciona assim: o seu programa de email recebe o cabeçalho da mensagem
e compara o tamanho com o limite que você configurou; se ela for maior, ele
baixa apenas as primeiras linhas da mensagem e habilita um botão pra você acionar
caso resolva recebê-la integral. Isto evitará uma boa parte das MNS atuais que
vêm com imagens.
Costumamos encher o “bookmark” com os endereços de
email associados ao primeiro nome da pessoa. Isto pode lhe causar problema. Ele
vai ocorrer sempre que você “pensar” que tem um determinado “nickname” na lista mas na verdade não tem. Digamos que você configurou “Neuza” associado ao email Neuza@qualquerdominio.com.br.
Entretanto, na hora de usar, colocou no campo “to” a palavra “neusa” com “s”, ou
seja, como não há um nickname “neusa”, o campo “to”
ficou apenas com a palavra “neusa” em lugar de ter
sido substituído pelo email correto. Não sei se todos os editores de email agem
da mesma forma, mas o Eudora não acusa qualquer erro e
envia a mensagem. Acontece que existem provedores de acesso que configuram seus
servidores de email para redirecionarem para seu próprio domínio um endereço
que venha sem domínio. Assim, o destinatário do email, neste exemplo, seria neusa@seuprovedor.com.br. Pronto,
está criado o problema. Se não existir o user-id “neusa” no seu provedor, tudo bem,
mas caso haja, uma mensagem confidencial terá caído em “email errado”.
Uma maneira de diminuir o risco nestes casos, é configurar seu editor de email para “expandir” o
nickname. O editor vai continuar não dando erro quando você digitar algo que
não exista no “bookmark” mas você vai se acostumar em
sempre ver o email ser colocado no lugar do nome digitado. Quando isto não ocorrer,
você irá perceber que algo está errado. Uma outra
atitude a tomar é fazer um teste para saber como seu provedor opera. Verifique
qual é o email do departamento de
suporte do seu
provedor. Digamos que seja "suporte@seuprovedor.com.br".
Envie uma mensagem para "suporte" mas sem colocar “@seuprovedor.com.br”.
Se a mensagem voltar com erro de endereçamento, tudo bem. Você está livre do
problema. Caso contrários, é porque seu provedor tem como “default” redirecionar
qualquer seqüência de caracteres no campo "to" sem "@dominio" para
“user-id@seuprovedor.com.br”. Neste caso, tente
mostrar o problema ao suporte. Talvez você consiga convencê-los a mudar a política
de configuração do servidor de email.
O treinamento no uso de filtros deveria ser
obrigatório em todas as empresas. Talvez seja o recurso mais importante em um
programa de email. Além de livrá-lo de muitas mensagens inconvenientes e de
chatos, você ganha muito tempo na administração do arquivamento e na
recuperação de mensagens.
A primeira função do filtro é... filtrar.
Mande para a lixeira todas as mensagens provenientes de um determinado email,
domínio ou pessoa e/ou que contenham uma determinada seqüência de caracteres no
cabeçalho ou no corpo.
A segunda função é de redirecionar. Isso é muito
útil quando um email é usado para a comunicação profissional. Você pode
configurar para a mensagem ser redirecionada para outra pessoa ou departamento
quando no “subject” ou no corpo da mensagem vem
alguma palavra ou frase específica..
A terceira função, também na comunicação
profissional, é a de redirecionar para pastas específicas. Crie uma estrutura de “folders” de acordo com
a natureza dos remetentes ou da natureza dos assuntos que você costuma tratar.
Você pode ter apenas uma pasta para “fornecedores” ou ter um “folder” e
subdividir em uma pasta para cada fornecedor e, até mesmo, subdividir a
subpasta de um
fornecedor de acordo com o tipo de assunto.
O que você deve ter como compromisso é manter sua
caixa “in” o mais limpa possível. E livre-se do que não tem relevância. Mas se
você é daqueles que tem certa dificuldade em mandar mensagens para a lixeira,
crie duas pastas: “Diversos In” e “Diversos Out” e,
enquanto você não sabe que destino dar a algumas mensagens enviadas ou recebidas,
vá arrastando tudo pra lá.
Seja direto. Seja breve. Antes de fazer todo um
relato, primeiro pergunte se a pessoa já tem conhecimento do assunto.
Mas a melhor estratégia ainda é o bom senso, tanto
na empresa quanto fora dela. Se você vai enviar um email para um colega de
trabalho procure ser objetivo. Deixe claro no “subject”
qual é o propósito da mensagem.
Evite atachar arquivos sem que a pessoa lhe tenha
solicitado. Se tem certeza que precisa enviar,
verifique se pode ser em formato “txt".
Não divulgue seu email de trabalho para todos.
Cuidado com os grupos, lista de discussão e outras coisas do tipo, seu email
pode cair na mão de terceiros para envio de publicidade variada.
Esta questão envolve dois problemas. O primeiro diz
respeito a como os servidores de email interpretam as mensagens. Uns o fazem
corretamente mas outros substituem caracteres
acentuados por seqüências de caracteres que tornam a mensagem ilegível. O único
jeito de saber é enviando uma primeira mensagem acentuada e pedindo para o
destinatário informar se ele a recebeu corretamente acentuada
ou não. Mas creio que este problema já é muito raro.
O segundo ponto é relativo à informalidade do
texto. Será que você pode abreviar palavras? Pode esquecer os acentos e
cedilhas? Bem, a resposta para esta questão você deve procurar verificando quem
é o destinatário. Quais são os padrões dele. Aqui vale a regra de que cada
email é um caso.
O primeiro reply, OK. O
segundo, tudo bem. O terceiro... êpa,
já está ficando longo demais. O email não é para ser um arquivo de log, aquele que contém todos os passos realizados. Se é para dar o terceiro “reply”,
inicie uma nova mensagem. Se for necessário, inicie a mensagem com o resumo do
que já foi acordado até aquele momento. Mas isto normalmente não é necessário
porque o padrão é de todos arquivarem as mensagens até que o processo (ou
relação) tenha terminado.
Faça você o backup de suas mensagens. Crie um “bat” para copiar os arquivos de mensagem para outra unidade
(outro HD, disquete ou ZIP). Coloque o ícone bem no meio de sua tela para estar
sempre sendo lembrado. Acostume-se a executar o “bat”,
por exemplo, como primeira ação ao começar a usar o seu micro. Se você souber
como fazer ou tiver quem saiba, programe a execução do backup para uma
determinada hora do dia.
Aprenda a achar emails usando a ferramenta de
pesquisa de seu editor. Você vai ficar impressionado com o tempo que você irá
ganhar.
Se você é chefe, dê treinamento à sua equipe no uso
de todas as facilidades do programa de email. Penso que hoje não há
investimento de treinamento mais rentável que este.
Se você é subordinado, exija de seu chefe que o
treinamento lhe seja proporcionado. Dentro ou fora da empresa.
Se você já usou os recursos de filtro mas o volume de mensagens não solicitadas ou o que chamam
de “spam” ainda está muito elevado, está na hora de trocar seu email. Eu já fiz
isto 3 vezes e não tive maiores problemas. Crie um
novo email, comunique-o ao seu círculo de relacionamento, mantenha o email
antigo por um tempo até que você perceba que nada mais de relevante ele recebe.
Você faz esta verificação melhor através do recurso de webmail.
Os especialistas em segurança de rede são unânimes
em afirmar que o maior risco na quebra da segurança vem de dentro das próprias
empresas e não de fora. Eu tenho um caso para contar.
Dia desses, nossa rede apresentou problemas e
ficamos sem conexão à internet. Mas a minha máquina tem uma conexão
independente exatamente para servir de alternativa nestes casos. É minha
responsabilidade baixar os emails de todas as caixas postais da empresa. Ao
fazer isto para o email de um de nossos executivos, recebi uma mensagem com o subject “Transa Gostosa” e 10 imagens “jpg”
atachadas mostrando um casal em plena prática.
Imagens que deixaram uns boquiabertos e outros excitados, com certeza. Acontece
que o email de origem da mensagem era de executiva do cliente com quem mantínhamos
relacionamento diário! Uma respeitável senhora, pelo menos era o que pensávamos
até segundos antes de ver as imagens.
O que poderia ter acontecido?
A primeira hipótese era que a mulher tinha perdido
o juízo tamanho sua tara pelo nosso executivo. Tem gente que exagera e tem
gente pra tudo mas...
Ela havia enviado para um email profissional e não particular e ela
sabia, porque já lhe havia sido dito, que aquela caixa postal era
constantemente vista pela assistente do departamento.
A segunda hipótese foi de envio para o destino
errado. Digamos que fruto de um “nickname” errado. Ela poderia ter uma relação,
digamos, mais íntima com o José Carlos, nickname “jose” mas enviou a mensagem para “jc”,
nickname de José Carlos, nosso executivo.
Mas a terceira hipótese analisada se mostrou a mais
plausível. Alguém, inimigo(a) de trabalho, sabendo de
uma possível atração desta por aquele ou daquele por esta (quem sabe?) e desejando “aprontar alguma”, enviou uma
mensagem como se a outra fosse.
Email é uma ferramenta poderosa. Para o bem ou para
o mal. Como todas as ferramentas, o resultado do uso depende da habilidade e da
intenção de quem as usa.
O final da história? Bem, optamos pela terceira
alternativa, deletamos a mensagem, as imagens e nunca
tocamos no assunto com ela.
Se você tiver alguma sugestão ou “case” para
contar, envie um email para webmaster@sendme.com.br.
Rio, 14 de abril de 2001